Missä sijaisevat yrityksesi tärkeät paperit silloin, kun et käytä niitä?

Moni työelämässä olevista ihmisistä käsittelee lukuisia dokumentteja työpäivänsä aikana. Vielä muutama vuosikymmen sitten tieto käsiteltiin useimmiten paperilla. Viimeisten vuosien aikana käsittelemiemme dokumenttien ja tiedostojen määrä on kasvanut – vaikka viestien paperille tulostaminen on vähentynyt. Kuvaamme ja dokumentoimme jatkuvasti työtämme ja muutakin elämäämme muun muassa älylaitteiden avulla sekä työskentelemme etäyhteyksien päässä toisistamme. Kaikki tämä lisää tiedon ja erilaisten dokumenttien jakamisen tarvetta verkossa esimerkiksi kollegoiden ja asiakkaiden kesken. 

Sopimukset, artikkelit, kuvat, asiakastiedot, tarjoukset, tilaukset…Minkälaista tietoa sinä olet katsellut ja käsitellyt tänään? Entä mitä olet lähettänyt kommentoitavaksi, luettavaksi, tarkastettavaksi tai allekirjoitettavaksi? Skannaamme ja tulostamme edelleen, vaikka emme aina enää teekään sitä fyysisesti paperille.

Lisäksi monella työpaikalla tulostetaan edelleen tärkeitä asioita perinteisesti paperille. Paperia ja tulostimia tarvitaan yhä, vaikkapa verkkokauppatilauksesi osoitelapun sekä sen saatekirjeen ja mahdollisen palautuksen ohjeen tulostamiseen. Ja oletko huomannut, kuinka erikoistulostamisen määrä on kasvanut? Kun halutaan viestiä laadusta ja herättää tunteita, on konkreettinen kuvat tai dokumentti, jonka voi ojentaa saajalleen oiva tapa erottautua ja jäädä mieleen. Nykyään puhutaan myös arvotulostamisesta. Arvotulostamisen keskiössä on laadukas paperi ja hyvä tulostusjälki, joka saadaan aikaiseksi esimerkiksi Canonin merkkitulostimilla. Arvotulostaminen tuo kilpailuetua muihin toimijoihin nähden, kun laadukas printti esimerkiksi arvoasunnon asuntoesitte tai arvokorun aitoussertifikaatti ojennetaan kiinnostuneelle ostajalle.

Skannaatko tai lähetätkö dokumentteja sähköpostiin, vaikka niille olisi olemassa parempikin paikka?

Oletko tullut ajatelleeksi sitä, missä työssäsi tarvitsemat dokumentit ja tiedostot sijaitsevat sillä aikaa, kun et tarvitse niitä? Dokumentti ilmestyy laitteeseen usein skannaamalla ja poistuu laitteesta tulostamalla, mutta missä dokumentti sijaitsee siinä välissä? Ovatko tietosi turvassa ja sijaitsevatko ne oikeassa paikassa? Voisivatko tiedot sijaita helpommin hallittavassa paikassa, joka on myös tietoturvallinen? 

Harvalla yrityksellä on henkilöstöä, jolla olisi aikaa miettiä tietoturvallista dokumentinhallintaa. Canon Business Center yhteistyökumppaniyrityksensä Bitmoren kanssa ovat dokumentinhallinnan ammattilaisia, joiden huoleksi voit jättää koko asiakirjoja, dokumentteja ja tiedostoja koskevan vyyhdin. Ammattilaisemme järjestävät koko ympäristösi niin, että tieto ja tiedostot ovat ja asuvat siellä missä pitää: sujuvasti saavutettavissa heille, joilla on hyvä olla pääsy tietoihin, ja samalla heidän ulottumattomissa, joille tieto ei kuulu.

Dokumentinhallinnan ei tarvitse olla vaikeaa – anna homma ammattilaisten huoleksi!

Kun tarvitset apua yrityksesi dokumentinhallintaan, ota yhteys meihin. Ratkaisemme ja järjestämme yrityksesi dokumentit jatkossa siten, että sinun ei tarvitse miettiä missä tärkeät paperisi ja asiakirjasi sijaitsevat ja onko tietoturvasi kunnossa. Jätä dokumentinhallinta meidän huoleksemme. Selvitämme yrityksesi tarpee napakalla alkukartoituksella. Seuraavaksi saatkin jo ratkaisuehdotuksemme. Ratkaisun pyytäminen ei sido sinua mihinkään, joten anna ammattilaistemme auttaa!

Ota yhteys Mikaeliin, niin katsotaan dokumentinhallinta-, tulostus- ja skannausasiasi kuntoon!