Yhteenveto:
Tilinpäätökseen valmistautuminen vaatii asiakkaan toiminnan jatkuvaa tuntemista ja muutosten seuraamista, erityisesti vanhojen asiakkaiden kanssa. Tilitoimiston tulee varmistaa tiedonkulku eri vastuuhenkilöiden välillä ja hyödyntää tilinpäätöstasoista kirjanpitoa tilikauden tapahtumien arvioinnissa.
Uusien asiakkaiden perustietojen kerääminen ajoissa helpottaa tilinpäätösprosessia. Sanonta Tunne asiakkaasi tarkoittaa myös sitä, olemme jatkuvasti tietoisia asiakkaan toiminnassa tapahtuneista muutoksista ja asiakkaan tulevaisuudennäkymistä. Muutama puhelu tai sähköposti pienellekin asiakkaalle tilikauden aikana auttaa pysymään tietoisena hänen tilanteestaan.
Tilinpäätökseen valmistautuminen
Tilinpäätökseen valmistautuminen on vähän erilaista, jos kyseessä on ensimmäinen tilinpäätöksesi asiakkaan kanssa tai jos teillä on jo pitkä yhteinen historia takana. Kuitenkin vanhan asiakkaan kanssa isona riskinä on ”puutuminen” eli mennään samoilla eväillä kuin aina ennenkin. Sanonta Tunne asiakkaasi tarkoittaa myös sitä, että olet jatkuvasti tietoinen asiakkaan toiminnassa tapahtuneista muutoksista ja asiakkaan tulevaisuudennäkymistä. Kun asiakkaat eivät enää käy kuukausittain tuomassa tositteita tilitoimistoon ja jää siinä samalla rupattelemaan kirjanpitäjänsä kanssa, on keksittävä uudet tavat pysyä ajan tasalla asiakkaan tilanteesta. Muutama puhelu tai sähköposti pienellekin asiakkaalle tilikauden aikana auttaa pysymään tietoisena hänen tilanteestaan.
Isompien asiakkaiden kanssa yhteydenpito voi nykyisin olla aiempaa tiiviimpää, kun tilitoimisto hoitaa maksatukset ja reskontrat. Jos palkanlaskentakin on ulkoistettu tilitoimistoon, kannattaa palkanlaskijan ja kirjanpitäjän päivittää välillä tietonsa asiakkaasta. Moni asiakas ajattelee, että on sama, kenelle tilitoimistossa hän asiansa kertoo. On tilitoimiston asia huolehtia siitä, että jonkun henkilön tietoon tulleet seikat asiakkaasta päätyvät oikealle henkilölle. Näistä tilitoimistoon hukkuneista tiedoista on surullisia esimerkkejä, kun asiakas olettaa palkanlaskijan saavan tiedon työsuhdeauton vaihtumisesta, kun kirjanpitäjä on saanut autoliikkeen laskun.
Monet tilitoimistot tarjoavat tänä päivänä tilinpäätöstasoista kirjanpitoa, eli kuukausittain jo tehdään jaksotuksia, poistoja ja alaskirjauksia. Tällainen kirjanpito antaa hyvän pohjan asiakkaan tilikaudenaikaisen toiminnan arviointiin ja auttaa havaitsemaan muutokset aiempiin tilikausiin verrattuna. Kuitenkin tilinpäätöstä laadittaessa on käytävä läpi kaikki ne tasetilit, joihin järjestelmä on laatinut kirjauksia ja täsmäytettävä ne esimerkiksi poistolaskelmiin tai laadittuun inventaariin. Varsinkin oman pääoman riittävyyttä osakeyhtiössä on hyvä tarkkailla jo ennen tilinpäätöshetkeä, jotta mahdollisesti tarvittaviin oman pääoman vahvistamistoimiin pystytään ryhtymään jo ennen tilinpäätöstä. Poikkeuksellinen liikevoiton lasku pitää selvittää. Onko kyseessä virhe kirjanpidossa vai todellinen yritystoimintaa uhkaava kannattavuuden lasku. Tilinpäätöksen suoriteperusteiset palkat on hyvä täsmäyttää palkkahallinnon maksuperusteisten palkkojen kanssa. Moni tilintarkastaja tätä jo edellyttääkin. Jos kirjanpitäjä tekee ensimmäisiä tilinpäätöksiä uudella kirjanpitojärjestelmällä, on selvitettävä, mitä tilinpäätöseriä järjestelmä päivittää automaattisesti. Kirjanpitäjä, joka teki ensimmäistä tilinpäätöstä uudella järjestelmällä, kirjasi varastojen kasvun varastonmuutoksena kuten aina ennenkin. Järjestelmä teki saman ja tilikauden tulos oli yllättävän hyvä.
Uuden asiakkaan kohdalla tilinpäätöstä varten tarvittavien perustietojen kerääminen kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin ennen tilinpäätöspäivää. Onko kyse aivan uudesta yrittäjästä, jolle tilinpäätösprosessi on uutta ja ihmeellistä, vai tilitoimiston vaihtajasta, joka on tottunut edellisen toimiston tapoihin, eikä ehkä osaa arvata, miten uudessa toimistossa asiat halutaan hoitaa
Hyvä tapa aloittaa tilinpäätöstyö on käydä tase läpi tili tililtä edellisen tilinpäätöksen tase-erittelyn avulla ja verrata sitten pääkirjaa tilikauden lopulla noihin tase-erittelyn eriin. Samalla tulee jo valmisteltua päättyvän tilikauden tase-erittelyjä. Jos taseessa on lukuja, esimerkiksi saamisia tai velkoja, jotka eivät ole muuttuneet tilikauden aikana, kannattaa näistä keskustella asiakkaan kanssa. Jos tilillä rakennukset ja rakennelmat on vain yksi luku, on tarkistettava kiinteistöverolipusta, ettei tontilla sittenkin ole useampia rakennuksia. Pienyrityksenkin tulee käsitellä niin tontit kuin rakennuksetkin kukin erillisinä hyödykkeinä, ei yhtenä summana. Samalla tulee tarkistettua, että tiedot kiinteistöstä ovat oikein kiinteistöverolipulla. Monelle yritykselle voi tänä päivänä kiinteistövero olla huomattava menoerä, jolloin väärät ikä-, rakenne-, käyttötarkoitus- tai varustetiedot voivat aiheuttaa turhaa kiinteistöveron maksua.
Vaikka pienyritys saa soveltaa EVL-yhteensopivia enimmäispoistoja suunnitelmapoistoinaan, ei se aina ole yrityksen edun mukaista. Uusi yritys voi olla ensimmäisellä tilikaudella vielä kannattavuudeltaan heikko. Silloin ensimmäiseltä tilikaudelta voi olla järkevää tehdä EVL-yhteensopivat poistot suhteutettuna toiminta-aikaan tai kaluston käyttöaikaan. Toisaalta yrityksellä voi olla yksi huomattava kalustoerä, jonka tulontuottamisaika on selkeästi yli EVL:n enimmäispoistoja sovellettaessa syntyvän noin kahdeksan vuoden poistoajan. Kirjanpitolautakunnan poistoyleisohjekin toteaa, että tällöin tulisi laatia tälle yhdelle hyödykkeelle hyödykekohtainen poistosuunnitelma EVL:n maksimipoistoja alemmalla poistoprosentilla.
Se, että kirjanpitäjälle ei ole tuttua käsitellä poistoeroja tilinpäätöksissä, ei voi olla esteenä sille, että asiakkaalle voi olla järkevää tehdä esimerkiksi säännöllisesti vaihdettavan kuljetuskaluston osalta autokohtainen poistosuunnitelma. Poisto lasketaan sille arvonalenemalle, joka autolle sen käyttöaikana yhtiössä syntyy ja näin vaihtohetkellä auton arvo taseessa vastaa kohtuullisesti siitä saatavaa hyvitystä. Kun kirjanpitäjä tuntee asiakkaansa, niin hän voi ehdottaa kirjanpidossa tehtyjen poistojen hyllyttämistä, eli jättämistä pois verotuksesta, jos yrityksellä on vanhenevia tappiota tai yrityskauppa tiedossa.
Sijoitusten osalta kannattaa tarkistaa, onko aiempina tilikausina tehty arvonalennuskirjauksia ja mahdollisesti palautettu niitä. Varsinkin tytäryhtiö- tai omistusyhteysyritysosakkeiden kohdalla on kiinnitettävä huomiota niiden arvostukseen. Nämä yhtiöt eivät yleensä ole julkisesti noteerattuja yhtiöitä, jolloin arviointi on tehtävä näiden tilinpäätösten perusteella. Rahoitusvälineiden osalta on kaikkiaan tarkistettava, että tase-erittelyllä näkyy osakkeista arvo-osuustiliotetta tai salkunhoitajan raporttia vastaavat yhtiöt ja määrät. Tilikauden aikana on voinut tapahtua jakautumisia, osakkeen arvon splittaamisia (yksi osake jaetaan esimerkiksi neljäksi, jolloin kappalemäärä nelinkertaistuu, mutta hankintameno ei muutu) tai osinkona on voitu saada toisen yhtiön osakkeita. Sijoitussalkkujen hoitajilla on hyvin erilaisia raportointitapoja ja muutosten esille saaminen voi joskus vaatia aikaa ja tutkimista.
Vaihto-omaisuusinventaarin viipyminen on usein varsinkin pienemmillä yrityksillä tilinpäätöksen valmistumista eniten hidastava tekijä. Asiakasta kannattaa muistuttaa inventaarin laatimisesta ja toimittamisesta kirjanpitäjälle sovittuun päivään mennessä. Kun varastojen muutos on kirjattu, pääsee kirjanpitäjä tutkimaan tilikauden myyntikatteen kehitystä edellisen tilinpäätöksen lukuun verrattuna. Jos kaupan tai valmistusalan yrityksen myyntikatteessa on tapahtunut olennainen muutos, niin syytä on haettava sekä inventoinnista että suoriteperiaatteen toteutumisesta. Ennen tilinpäätöspäivää tehdyistä hankinnoista tulee tarkistaa, että hankitut hyödykkeet ovat inventaarissa mukana ja niitä koskevat ostolaskut ovat ostoveloissa. Samoin inventaarin hinnoittelu on tarkistettava. Jos kirjanpitojärjestelmä laskee tilikauden aikana itse varastonmuutosta annettujen parametrien pohjalta, on järjestelmän laskema vaihto-omaisuuden arvo täsmättävä inventaariin.
Saamisten osalta on niiden kotiutumisen todennäköisyyttä arvioitava. Jos on odotettavissa, ettei saamisista kotiudu varoja lainkaan tai täysimääräisesti, on tehtävä arvonalennuskirjaus. Asiakkailla on usein luja luottamus saamisten kotiutumiseen, mutta kirjanpitäjä voi haastaa tätä ja perustella luottotappiokirjauksen tarpeellisuutta. Saaminen voi olla taseessa vain korkeintaan siihen arvoon, jonka sen uskotaan tuovan rahana kassaan.
Käteisvarojen osalta kassakirjojen laadinta ei ole asiakkaiden lempipuuhaa. Kuitenkin kirjanpitolaki edellyttää käteisvarojen kirjaamista päiväkohtaiseen järjestykseen viipymättä. Käteisen rahan osuus on vähentynyt olennaisesti, mutta yllättävän paljon sitä vielä yrityksissä on. Tilikauden viimeisten päivien käteiskassojen tilitykset seuraavan tilikauden alussa tulisi täsmäyttää tiliotteisiin. Mikäli yrityksellä on kirjanpidollista kassaa, jota todellisuudessa ei ole, on asia selvitettävä tilinpäätökseen mennessä. Kyseessä voi olla jopa kavallus, joka kirjataan kuluksi, kunhan siitä on tehty rikosilmoitus. Yleensä päädytään kirjaamaan summa saamiseksi osakkaalta tai muulta henkilöltä, joka on rahavaroista ollut vastuussa.
Oman pääoman erien kirjauksien tulee aina perustua hallituksen tai yhtiökokouksen pöytäkirjoihin. Mikäli yhtiössä on tehty SVOP-sijoituksia, tulee niiden ehdot selvittää ja käsitellä kirjanpidossa kukin sijoitus omana eränään. Tase-erittelyissä tulee aukottomasti voida seurata kunkin sijoituksen osalta tehtyjä sijoituksia ja mahdollisia palautuksia. Tilikaudella tapahtuneen osingonjaon kirjaustositteena on pöytäkirja ja koko päätetty osingonjako kirjataan osingonjakovelkaan ja ennakonpidätysvelkaan, jos se on nostettavissa päätöskuukauden aikana. Tilinpäätöksessä kannattaa tarkistaa, että kaikki tilikaudella jaettavaksi päätetyt osingot on maksettu osakkaille. Jos osingonjakovelka tilillä on saldoa, se kannattaa siirtää osingonjakovelkatililtä muuksi velaksi kyseisille osakkaille.
Pakollisen varauksen kirjaamisen tarve tulee joskus esiin tilintarkastuksen yhteydessä, kun tilitarkastaja hallinnontarkastuksen yhteydessä perehtyy pöytäkirjoihin ja sopimuksiin. Tällöin joudutaan harmillisesti avaamaan tilinpäätös ja tekemään korjaukset. Jos kirjanpitäjä saisi pöytäkirjat ja olennaiset sopimukset jo ennen tilinpäätöstä käyttöönsä, tällaiselta lisätyöltä vältyttäisiin.
Verotusperusteisilla varauksilla ei ole mitään tekemistä oikean ja riittävän kuvan kanssa. Niitä kirjataan puhtaasti verotuksellisista syistä. Nämä varaukset yleensä purkautuvat jossain vaiheessa, jolloin niillä on vaikutus purkutilikauden verotukseen. Sen takia kannattaa verotusperusteisia varauksia kirjattaessa varmistaa, että asiakas ymmärtää varauksen luonteen, eikä myöhemmin ole täysin tietämätön aiemmista varausten muodostamisista.
Rahoituslaitoslainoista tulee saada saldovahvistukset ja tiedot siirtyvistä koroista. Nämä saa nykyisin helpoiten verkkopankista, kunhan asiakas muistaa ne tulostaa. Tilinpäätöksen antaman informaation oikeellisuuden kannalta on olennaista muistaa jakaa lainojen pääoma lyhyt- ja pitkäaikaiseen velkaan. Osamaksuvelkojen kohdalla kyse on usein yli vuoden päästä erääntyvien erien siirtämisestä lyhytaikaisista ostoveloista pitkäaikaiseksi velaksi. Osamaksuvelat on perinteisesti esitetty ostovelkojen alaryhmänä, mutta Kilan lausunnon mukaan ne voidaan esittää myös muina rahoituslaitoslainoina.
Lyhytaikaisten velkojen osalta on tärkeää muistaa jako ostovelkoihin, siirtovelkoihin ja muihin lyhytaikaisiin velkoihin. Ostovelka on velka tilikaudella vastaanotetusta suoritteesta, josta on saatu lasku. Laskun päiväyksellä ei ole merkitystä. Siirtovelka taas on jaksotuserä, joka usein perustuu arviolaskelmaan, kuten esimerkiksi palkkavelat. Muu lyhytaikainen velka on puolestaan tiettysummainen velka tietylle taholle, kuten velka osakkaalle tai Omaveroon.
Kun tilinpäätös on saatu numeeriselta osin valmiiksi, eli tuloslaskelma ja tase ovat kunnossa, laaditaan liitetiedot. Pien- ja mikroyritysten liitetiedoista säädetään PMA-asetuksessa. Olennaista on tunnistaa, että liitetiedoissa vähemmän on enemmän. Kerrotaan ne liitetiedot, joita asetus edellyttää, mutta vältetään turhien tietojen esittämistä esimerkiksi vanhasta tottumuksesta tai varmuuden vuoksi. Kaikista numeerisista tiedoista, joita liitetiedoissa esitetään, tulee olla liitetietotosite. Nämä tositteet numeroidaan ja säilytetään kuten muutkin kirjanpidon tositteet. Ne voi myös säilyttää tilinpäätöserittelyiden yhteydessä.
PMA sisältää ns. olettamasäännöksiä. Jos on toimittu niiden mukaisesti, ei kyseisistä seikoista kirjoiteta mitään. Sen lisäksi on liitetietoja, joita kerrotaan aina, jos kyseisiä eriä yrityksellä on. Haasteellisimpia esitettäviä lienevät liitetiedot annetuista vakuuksista ja taseen ulkopuolisista järjestelyistä. Varsinkaan taseen ulkopuolisista järjestelyistä ei kirjanpitäjällä aina ole tietoa kirjanpidon perusteella, vaan tiedot on saatava asiakkaalta.
PMA:n antamaa erittelyä esineoikeudellisista vakuuksista on noudatettava, eli vakuudet tulee jaotella kuten 3 luvun 7 § esittää. Annetun vakuuden arvosta ja sillä katetun velan määrästä ilmoitetaan alhaisempi, eli joko lainan määrää pienempi vakuusmäärä tai vakuusmäärää pienempi lainamäärä. ulkopuolisista sitoumuksista riittää niiden yhteismäärä, joka eritellään liitetietotositteella. Jos sitoumukset ovat merkittäviä, niin niistä tulee antaa sanallinen kuvaus.
Ongelmallinen voi olla myös liitetieto lainoista ja annetuista sitoumuksista, jotka koskevat toimitusjohtajaa ja hallintoelimiin kuuluvia henkilöitä. Yrityksen puolelta ei nähdä tarpeelliseksi antaa kyseisiä liitetietoja, varsinakaan esimerkiksi edellä mainittujen henkilöiden puolesta annettuja vakuuksia. Niitähän ei kirjanpitäjä välttämättä osaa edes kysyä. Kannattaa huomata, että tässä PMA:n mukaisessa liitetiedossa ei käsitellä sellaisia osakkaita, jotka eivät toimi kyseisissä tehtävissä yhtiössä. Siten kyseessä on lähipiiriä suppeampi ryhmä.
Myös liitetieto intressitahojen kanssa tehdyistä liiketoimista koetaan usein liikesalaisuuksiin liittyvänä. Intressitahoonhan kuuluvat toimitusjohtaja ja hallintoelimiin kuuluvat henkilöt sekä konserni- ja osakkuusyhtiöt. Liitetieto jakautuu kohteen osaan liiketoimesta riippuen a) olennaisiin ja ei-tavanomaisin kaupallisin ehdoin toteutettuihin sekä b) tavanomaisin ehdoin toteutettuihin, jos niiden esittäminen on tarpeen oikean ja riittävän kuvan kannalta.
Mikroyritystä suuremman pienyrityksen tulee kertoa olennaisista tilikauden aikaisista seikoista, mutta sekä mikroyrityksen että sitä suuremman pienyrityksen tulee kertoa tilikauden jälkeisistä olennaisista seikoista. Tässäkin kohdin kirjanpitäjä on asiakkaan antamien tietojen varassa.
Liitetietojen yhteydessä esitetään osakeyhtiön voitonjakoehdotus ja siihen liittyen laskelma voitonjakokelpoisista varoista. Toivottavasti hallitus pöytäkirjaa voitonjakoehdotuksen ja sen vaikutuksen yhtiön maksukykyisyyteen, jotta kirjanpitäjällä on mustaa valkoisella hänen laatiessaan tilinpäätöstä. Jos osakeyhtiön oma pääoma on negatiivinen, laaditaan ns. oman pääoman riittävyyslaskelma, joka myös esitetään liitetiedoissa. Sitä ei kirjanpitäjä voi laatia itsekseen, koska laskelmaan tarvittavat markkina-arvot on hankittava yrityksen toimesta.
Valmis tilinpäätös on yhtiön hallituksen vahvistettava ja hallituksen jäsenten allekirjoitettava. Vahvistuspäivämäärä on hallituksen kokouspäivämäärä tai päivämäärä, johon mennessä päätösvaltaista hallitusta vastaava määrä hallituksen jäseniä on sähköpostilla tai muuten todistettavasti hyväksynyt tilinpäätöksen. Tämä päivämäärä merkitään tilinpäätöksen laatimispäivämääräksi. Allekirjoitettaessa tilinpäätös sähköisesti, ei allekirjoitusten päivämäärillä ole merkitystä neljän kuukauden määräajan laskentaan. Tilinpäätöksen vahvistamispäivämääräksi ei voi merkitä toisinaan näkyvää maininta ”Vahvistettu sähköisen allekirjoitusen päivämääränä”.
Kirjanpitäjille on laadittu muistilistoja tilinpäätöstyötä helpottamaan. Taloushallintoliiton laatulomakkeistossa on päivitetyt tilinpäätöksen laatimisen muistilistat, joissa on huomioitu eri yhtiömuotojen erityispiirteitä. Uudelle tilinpäättäjälle nämä listat antavat tukea ja ohjausta, mutta kokeneenkin tekijän kannattaa listoja välillä vilkaista, ettei mitään uutta vaatimuksia tai vaihtoehtoja ole päässyt unohtumaan
KIRJOITTAJA
Leena Rekola-Nieminen
Veroasiantuntija
Leena Rekola-Nieminen on tehnyt työuransa tilitoimistoyrittäjänä. Lisäksi hän on Kilan pitkäaikainen jäsen ja Taloushallintoliiton kirjanpidon ja verotuksen asiantuntijaryhmän jäsen sekä toimii taloushallinnon kouluttajana ja on kirjoittanut alan kirjoja ja yksittäisiä artikkeleja ja artikkelisarjoja.