Sammandrag:
Att förbereda sig för bokslutet kräver att man har kontinuerlig kännedom om kundens verksamhet och följer upp förändringar, särskilt när det gäller gamla kunder. Redovisningsbyrån måste säkerställa informationsflödet mellan olika ansvariga personer och dra nytta av bokföring på bokslutsnivå för att kunna utvärdera händelser under räkenskapsåret. Att samla in grundläggande uppgifter om nya kunder i god tid underlättar bokslutsprocessen. Ordspråket "Känn din kund" betyder också att vi ständigt är medvetna om förändringar i kundens verksamhet och deras framtidsutsikter. Några samtal eller mejl till även en liten kund under räkenskapsåret hjälper till att hålla sig uppdaterad om deras situation.
Förberedelser för bokslutet
Förberedelserna inför bokslutet ser lite annorlunda ut beroende på om det är ditt första bokslut med kunden eller om ni redan har en lång gemensam historia. Med en väl bekant kund finns risken att man ”fastnar” – att man fortsätter på samma sätt som förr. Uttrycket känn din kund innebär också att du ständigt är medveten om förändringar i kundens verksamhet och kundens framtidsutsikter. När kunder inte längre kommer in till redovisningsbyrån månatligen med sina verifikat och samtidigt stannar och småpratar med bokföraren, måste nya sätt hittas för att hålla sig à jour med kundens situation. Några samtal eller e‑postmeddelanden under räkenskapsåret även till små kunder hjälper till att hålla dig informerad om deras situation.
Med större kunder brukar kommunikationen vara mera regelbunden, eftersom redovisningsbyrån ofta sköter även betalningar och leverantörsreskontra. Om även löneadministrationen är hos redovisningsbyrån, är det bra att löneansvarig och bokföraren ibland uppdaterar varandras kunskaper om kunden. Många kunder tänker att det inte spelar någon roll vem på byrån de berättar sin sak för; det är byråns sak att se till att information som når en person förs vidare till rätt person. Det finns sorgliga exempel på att viktig information “har gått förlorad” inom byrån – till exempel kundens förväntan att löneansvarig skulle få veta om byte av tjänstebil, när fakturan för bilbytet gått till bokföraren.
Många redovisningsbyråer erbjuder idag kontinuerlig bokföring på bokslutsnivå, det vill säga att man månatligen gör periodiseringar, avskrivningar och nedskrivningar. En sådan bokföring ger en bra grund för att bedöma kundens verksamhet under räkenskapsåret och hjälper till att upptäcka förändringar jämfört med tidigare räkenskapsår. Vid upprättandet av bokslutet måste man ändå gå igenom alla balanskonton som systemet har bokfört och stämma av dem mot bland annat avskrivningskalkyler eller gjorda inventeringar. Särskilt i aktiebolag är det bra att redan före bokslutsdagen följa med om det egna kapitalet är tillräckligt, så att eventuella åtgärder för att stärka det kan vidtas innan bokslutet. En exceptionell nedgång i rörelsevinst måste utredas – är det fråga om ett bokföringsfel eller en verklig lönsamhetsminskning som kan hota verksamheten.
Löneposter i bokslutet avstäms mot de lönekostnader som uppstått i lönesystemet. Även många revisorer förväntar numera detta. Om bokföraren upprättar sitt första bokslut i ett nytt ekonomisystem bör man ta reda på vilka bokslutsposter systemet genererar automatiskt och vilka inte. T.ex. en bokförare som gjorde sitt första bokslut i ett nytt system bokförde ökningen i varulager som en traditionell lagerökning – systemet gjorde det samma självständigt – och årets resultat blev överraskande högt.
För nya kunder är det bra att i god tid innan bokslutsdagen samla in de grundläggande uppgifterna som krävs för bokslutet. Är kunden en helt ny företagare för vilken bokslutsprocessen är främmande, eller en kund som bytt redovisningsbyrå och är van vid den tidigare byråns arbetsmetoder och kanske inte vet hur saker brukar göras hos den nya byrån?
Ett fungerande sätt är att börja arbetet med bokslutet är att granska balansräkningen konto för konto med hjälp av föregående boksluts balansspecificering och därefter jämföra huvudboken vid räkenskapsårets slut mot balansspecificeringens poster. Samtidigt förbereds balansspecificeringar för det avslutande året. Om det i balansräkningen finns poster, t.ex. fordringar eller skulder, som inte förändrats under året skall dessa diskuteras med kunden. Om byggnader och konstruktioner finns redovisade på ett enda konto skall man kontrollera fastighetsskattebeskedet för att se om tomten kanske har flera byggnader. Även ett mindre företag skall behandla tomter och byggnader som separata tillgångar, inte som ett enda belopp. Samtidigt kontrolleras att fastighetsuppgifterna i fastighetsskattebeskedet är korrekta. För många företag är fastighetsskatten idag vara en betydande kostnad, och felaktiga uppgifter gällande ålder, konstruktion, användningsändamål eller utrustning kan leda till onödigt hög fastighetsskatt.
Även om ett mindre företag kan tillämpa skattemässig avskrivning enligt det som är förenligt med näringsskattelagen (NSL, EVL på finska), är det inte alltid till företagets fördel att tillämpa NSL maximalavskrivningar. Ett nytt företag kan under det första räkenskapsåret fortfarande ha en svag lönsamhet. Då kan det vara fördelaktigt att göra NSL‑kompatibla avskrivningar i proportion till verksamhetsperioden eller tillgångens nyttjandeperiod. Å andra sidan kan företaget ha en betydande maskininvestering där intjäningstiden kan vara klart längre än vad maximalavskrivningar enligt NSL skulle vara (ca åtta år). I sådana fall tillåter även redovisningsnämndens allmänna rekommenderade avskrivningsprinciper att man bör upprätta en tillgångsspecifik avskrivningsplan med lägre avskrivningsprocent än NSL maximibeloppet skulle antyda.
Att bokföraren inte är van vid att hantera avskrivningsdifferenser i bokslut skall inte mena att det lämnas ogjorda om det kan vara fördelaktigt för kunden, till exempel att för transportfordon som byts regelbundet upprätta en separat avskrivningsplan per fordon. Avskrivningen beräknas på den värdeminskning som uppstår under fordonets användningstid i företaget, och på bytesdagen borde fordonets bokföröringsvärde motsvara ett realistiskt återförsäljningsvärde. När bokföraren känner sin kund kan denne föreslå att avskrivningar inte beaktas i beskattningen (sk. ”hyllavskrivningar”- hyllypoisto på finska) – alltså att utesluta dem ur beskattningen – t.ex. om företaget har gamla fastställda förluster eller om en företagsaffär är i sikte.
Gällande investeringar skall man kontrollera om nedskrivningar gjorts under tidigare år och eventuellt återförts. Särskilt beträffande dotterbolag eller intressebolagsaktier ska man fästa uppmärksamhet vid deras värdering. Dessa bolag är ofta inte noterade på börsen, så värdering måste göras utifrån deras bokslut. När det gäller finansinstrument måste man kontrollera att balansspecificeringen överensstämmer med depå- och portföljförvaltares rapporter vad gäller bolag och mängder. Under året kan företaget ha genomfört delningar, aktiesplitar eller mottagit aktier som utdelning från ett annat bolag. Fondförvaltare har mycket varierande rapporteringssätt, och att få fram förändringar kan ibland kräva tid och efterforskning.
För företaget är det ofta fördröjning av inventeringen som i synnerhet hos mindre företag bromsar färdigställandet av bokslutet mest. Kunden kan påminnas om att upprätta inventeringen och leverera den till bokföraren senast avtalad dag. När lagervariationen bokförts kan bokföraren jämföra bruttomarginalens utveckling under året jämfört med föregående bokslut. Om betydande förändringar skett i marginalen för ett handels‑ eller tillverkningsföretag kan orsaken sökas både i inventeringen och i att resultaträkningen upprättats enligt periodiseringsprincipen. För inköp gjorda före bokslutsdagen måste man säkerställa att de ingår i inventeringen och att motsvarande inköpsfakturor finns i leverantörsskulder. Likaså borde inventeringens värdering kontrolleras. Om bokföringssystemet under året själv beräknar lagerförändringen utifrån angivna parametrar, måste systemets beräknade lagervärde stämmas mot inventeringen.
När det gäller fordringar borde man bedöma sannolikheten att de kan infrias. Om det är rimligt att anta att vissa fordringar inte kommer att ge någon eller full återbetalning, borde en nedskrivning göras. Kunder har ofta stark tilltro till att fordringar ska betalas, men bokföraren kan ifrågasätta detta och motivera behovet av nedskrivning för kreditförluster. En fordran får i balansräkningen maximalt redovisas till det värde som den antas kunna ge betalning.
När det gäller kassamedel är upprättande av kassaböcker inte kundens favoritsyssla. Men bokföringslagen kräver att kontanta medel bokförs dag för dag utan dröjsmål. Likvida kontanter har minskat väsentligt, men det finns fortfarande förvånansvärt mycket kontanter i företag. Kassaredovisningar för de sista dagarna i räkenskapsåret borde stämmas av mot kontoutdrag tidigt under nästa räkenskapsår. Om företaget har bokförd kassa som i verkligheten inte existerar måste detta klaras upp innan bokslutet. Det kan röra sig om ett tillgrepp som bokförs som kostnad, förutsatt att en polisanmälan gjorts. Vanligen bokförs beloppet som en fordran på aktieägare eller annan person som varit ansvarig för penningmedel.
Bokningar gällande eget borde alltid baseras på protokoll från styrelsen eller bolagsstämman. Om företaget gjort insättningar i fritt eget kapital (fonden för inbetalt fritt eget kapital FIFEK, på finska SVOP), ska villkoren för varje insättning klarläggas och redovisas separat. I balansspecificeringar borde man utan luckor kunna följa varje insättning och eventuell återbetalning. Beslutad utdelning under räkenskapsåret bokförs genom protokoll, och hela utdelningsbeloppet bokförs som utdelningsskyldighet och källskatteskuld, om detta delas ut under besluts månaden. I bokslutet skall man kontrollera att alla beslutade utdelningar för räkenskapsåret har betalats till aktieägarna. Finns kvarstående saldo på utdelningsskuld bör den flyttas från utdelningsskuld till annan skuld till respektive aktieägare.
Behovet att göra diverse reserveringar kan ibland uppstå vid revision, när revisorn vid granskning av styrelseprotokoll och avtal inser att sådana avsättningar krävs. Då måste bokslutet öppnas och korrigeras – vilket kan vara medföra onödigt besvär. Om bokföraren hade tillgång till protokoll och relevanta avtal före bokslutet skulle man kunna delvis undvika detta.
Skattetekniska reserveringar har sällan att göra med att ge en rättvis och riktig bild (true and fair view). De bokförs rent skattetekniskt. Dessa reserveringar löses oftast upp senare och påverkar då beskattningen för uppsägningsåret. Därför är det bra att man vid bokföring av skatterättsliga reserveringar säkerställer att kunden förstår reserveringens natur, så att denne senare inte är helt ovetande om tidigare gjorda reserveringarna.
För lån från kreditinstitut skall saldobekräftelser och uppgifter om upplupna räntor skaffas. Numera får man dessa enklast via internetbanken, förutsatt att kunden kommer ihåg att skriva ut dem. För att informationen i bokslutet ska vara korrekt är det väsentligt att dela upp lån i kortfristig och långfristig skuld. När det gäller avbetalningsskulder handlar det ofta om att poster som förfaller mer än ett år framåt flyttas från kortfristiga leverantörsskulder till långfristig skuld. Avbetalningsskulder redovisas traditionellt som en undergrupp till leverantörsskulder, men enligt Kila (Redovisningsnämnden) kan de även presenteras som vanliga lån från kreditinstitut.
Beträffande kortfristiga skulder är det viktigt att komma ihåg att skilja mellan leverantörsskulder, periodiseringsposter (upplupna skulder) och övriga kortfristiga skulder. Leverantörsskuld avser skuld för prestation under räkenskapsåret som har fakturerats. Fakturadatumet är inte avgörande. En periodiseringspost (upplupen skuld) är en kostnad som hör till perioden men ännu inte fakturerats, ofta baserad på uppskattning, som löne- och semesterlöner. Övrig kortfristig skuld är en skuld med fast belopp till en viss part, som skuld till aktieägare eller till myndigheter t.ex. beskattaren.
När det numeriska materialet i bokslutet är klart (resultaträkning och balansräkning är färdiga) upprättas noter/kompletterande upplysningar. För små och mikro‑företag regleras noterna i Statsrådets förordning om uppgifter som ska tas upp i små- och mikroföretags bokslut (PMA på finska). Det är viktigt att känna igen att i noter gäller ofta att mindre är mer. Man redovisar de noter som lagen kräver, men undviker att lämna onödig information av gammal vana eller “för säkerhets skull”. För varje siffra eller post som redovisas i noter skall det finnas ett notunderlag som är numrerat och sparas som alla andra bokföringsdokument. Dessa kan också förvaras tillsammans med bokslutsspecificeringarna.
Förordningen (PMA) innehåller så kallade presumtionsregler (antaganderegler). Om man följt dem behöver man inte nämna dem skilt i noterna. Utöver dessa finns noter som alltid ska lämnas om företaget har respektive post. De svåraste noterna att redovisa är ofta de som gäller ställda säkerheter och utomobligatoriska arrangemang. Särskilt om de utomobligatoriska arrangemangen (off‑balance agreements) inte framgår av bokföringen så borde uppgifterna komma direkt från kunden.
Noterna om sakrättsliga säkerheter enligt PMA ska följa uppställningen i kapitel 3 § 7 – säkerheter ska delas upp enligt bestämmelserna. Avseende ställd säkerhet och den skuld som täcks av den ska man rapportera den lägre av de två: antingen säkerhetens belopp eller skuldbeloppet, beroende på vilket som är lägre. För utomobligatoriska åtaganden räcker det att redovisa det sammanlagda beloppet, vilket skall specificeras i notunderlag. Om åtagandena är betydande borde saken förklaras i noterna.
Det kan också vara problematiskt att redovisa lån och åtaganden som gäller verkställande direktör eller personer i styrelse och ledning. Företaget kanske inte anser att det är nödvändigt att lämna sådana noter, särskilt inte om någon sådan person ställt säkerhet. Bokföraren kanske inte ens kommer på att ställa frågan. Viktigt att märka är att enligt författningen omfattar dessa noter inte de aktieägare som inte innehar dessa ledande befattningar i bolaget. Således är gruppen smalare än när man talar om närstående.
Noter om transaktioner med närstående parter upplevs ofta som företagshemlighetsrelaterade. Närstående parter är VD, styrelsemedlemmar och moder‑, dotter‑ och intressebolag. Noterna delas upp i a) betydande transaktioner som skett på villkor som inte är marknadsmässiga och b) transaktioner på marknadsmässiga villkor, om deras redovisning är nödvändig för att ge en rättvis och riktig bild.
Företag som är större än mikrostorlek men fortfarande småföretag skall redogöra för väsentliga händelser under räkenskapsåret, och både mikro‑ och större småföretag skall redogöra för väsentliga händelser efter räkenskapsårets slut. Här är bokföraren beroende av den information man får av kunden.
I noterna nämns dividendförslaget och därmed också en beräkning av medel som kan delas ut. Förhoppningsvis har styrelsen protokollfört utdelningsförslaget och dess inverkan på bolagets betalningsförmåga, så att bokföraren har detta dokumenterat vid upprättandet av bokslutet. Om aktiebolagets egna kapital är negativt upprättas en så kallad beräkning av eget kapitalets tillräcklighet, som också redovisas i noterna. Detta kan inte bokföraren på egen hand göra, eftersom marknadsvärden som krävs i beräkningen fås oftast endast från företaget.
Det färdiga bokslutet ska fastställas av bolagets styrelse och undertecknas av styrelseledamöterna. Fastställandedatum är datum för styrelsemöte eller den dag då en beslutsmässig majoritet av styrelseledamöter via e‑post eller på annat sätt godkänt bokslutet. Detta datum anges som bokslutets upprättandedatum. Vid elektronisk underteckning har underteckningsdata inte betydelse för bestämmandet av fyra‑månadsfristen. Man skall alltså inte ange ”fastställt den dag då elektroniska underskrift skedde” som fastställandedatum.
För bokförare finns checklistor att underlätta bokslutsarbetet. I kvalitetssystemet hos Finansförvaltarnas branschorganisation finns uppdaterade checklistor för upprättande av bokslut, där man har beaktat särdragen hos olika bolagsformer. För en ny bokslutsansvarig ger dessa listor stöd och vägledning, men även den erfarne gynnas av att då och då titta igenom dem för att säkerställa att inga nya krav eller alternativ har glömts bort.
Författare
Leena Rekola-Nieminen
Skatteexpert
Leena Rekola-Nieminen har varit företagare i redovisningsbranschen hela sin yrkeskarriär. Hon är långvarig medlem i Bokföringsnämnden och medlem i Ekonomiadminstrationsförbundets expertgrupp för bokföring och beskattning. Hon har även en lång karriär som utbildare inom ekonomiadministration, dessutom har hon skrivit faktaböcker, artiklar och artikelserier inom området.