Asiantuntijana Tomi Riihimäki, kasvujohtaja, Wulff Oy Ab.
Tomilla on pitkä kokemus hankinnoista ja valikoimajohtamisesta.
Hankintojen keskittämisestä puhuttaessa huomio kiinnittyy helposti tuotteiden hintoihin. Saadaanko sama tuote toiselta toimittajalta hieman halvemmalla? Todellisuudessa yksittäisen tuotteen ostohinta kertoo kuitenkin vain osan siitä, mitä hankinta yritykselle maksaa.
Sen sijaan, että tarkastellaan vain yksittäisen tuotteen hintaa, kannattaa katsoa hankinnan kokonaiskustannusta eli Total Cost of Ownershipia. Jos kolme vastaavanlaista tuotetta hankitaan kolmelta eri toimittajalta, jokaisen kanssa tehdään tilauksia, käydään sopimus- ja hintaneuvotteluja, käsitellään toimituksia ja laskuja sekä ylläpidetään yhteistyötä.
Kun hankintoja voidaan yhdistää yhdelle kumppanille, myös tähän kaikkeen käytetty työ vähenee. Siksi halvin ostohinta ei välttämättä tarkoita yritykselle halvinta hankintaa. Olennaisempaa on ymmärtää, mitä hankinta kokonaisuudessaan maksaa.
Jokaisen tilauksen tekee joku. Samoin joku ylläpitää toimittajasuhteita, tarkastaa laskuja, seuraa hintoja ja käyttää eri toimittajien tilauskanavia. Mitä enemmän toimittajia on, sitä enemmän tällaista hallinnollista työtä syntyy eri puolilla organisaatiota.
Myös logistiikka on hyvä esimerkki. On aivan eri asia vastaanottaa kolme erillistä toimitusta kuin saada tuotteet yhdessä toimituksessa. Sama koskee laskutusta: kolme toimittajaa tarkoittaa kolmea laskutusvirtaa yhden sijaan.
Keskittäminen voi samalla helpottaa minimitilausmäärien ja rahtivapausrajojen saavuttamista. Sopimusten ja hintojen hallinta yksinkertaistuu ja yhteyshenkilöitä on vähemmän.
Nämä kustannukset eivät välttämättä näy tuotteiden ostohinnoissa, mutta yritys maksaa ne joka tapauksessa.
Yksi keskittämisen tärkeimmistä hyödyistä liittyy valikoiman hallintaan. Mitä hajautetummin hankintoja tehdään, sitä helpommin organisaation eri yksiköt tilaavat keskenään lähes samanlaisia tuotteita eri toimittajilta.
Kun ostot kulkevat harvempien kumppaneiden kautta, kokonaisuutta voidaan hallita paremmin. Samalla myös hankinnoista saatava data paranee.
Yrityksen on helpompi nähdä, mitä se kokonaisuudessaan ostaa, kuinka paljon tuotteisiin käytetään rahaa ja missä olisi mahdollisuuksia yhtenäistää valikoimaa tai toimintatapoja.
Wulffilla tehtävämme on rakentaa asiakkaille monipuolinen, kilpailukykyinen ja laadukas valikoima. Sitä ei rakenneta vain hinnan perusteella, vaan tarkastelemme muun muassa laatua, toimitusvarmuutta, markkinatrendejä ja ennen kaikkea asiakkaiden tarpeita.
Saamme jatkuvasti tietoa tarpeista asiakkailta, myynniltä, asiakaspalvelulta ja muilta sidosryhmiltä. Samalla pitkäaikaiset ja strategiset toimittajasuhteet ovat meille tärkeitä. Kun tunnemme toimittajamme hyvin, pystymme myös reagoimaan asiakkaiden tarpeisiin nopeasti.
Hyödynnämme valikoimassa Good–Better–Best-ajattelua. Haluamme tarjota hyvän hinta-laatusuhteen tuotteita, mutta samalla vaihtoehtoja tilanteisiin, joissa asiakas painottaa esimerkiksi korkeampaa laatua, tiettyjä ominaisuuksia tai tunnettua brändiä.
Siksi valikoimassamme on sekä omia merkkejä että tunnettujen valmistajien tuotteita. Asiakkaan ei tarvitse sitoutua yhden valmistajan valikoimaan, vaan kuhunkin käyttötarkoitukseen sopivan vaihtoehdon voi hankkia samasta kanavasta.
Toimitusvarmuus on tässä erittäin tärkeä kriteeri. Oma toimitusvarmuutemme asiakkaille on tällä hetkellä yli 98 prosenttia, eikä siihen päästä ilman luotettavia toimittajakumppaneita.
Jälleenmyyjän tehtävänä on hallita toimitusketjua asiakkaan puolesta. Kun esimerkiksi tuomme tuotteita kolmansista maista, toimitusketjuun liittyy auditointeja ja muita vaatimuksia, joiden hallinnasta meidän täytyy huolehtia.
Tuoteturvallisuus on meille erittäin tärkeää. Asiakkaan pitää voida luottaa siihen, että valikoimaan otetut tuotteet ovat laadukkaita ja niihin liittyvät vaatimukset on huomioitu.
Vastuullisuuteen liittyy meille myös kotimaisuus. Kotimaisena pörssiyhtiönä haluamme tarjota valikoimassamme kotimaisia vaihtoehtoja ja antaa asiakkaalle mahdollisuuden huomioida kotimaisuus omissa hankintapäätöksissään.
Yksi yleinen väärinkäsitys on, että keskittäminen tekee yrityksestä liian riippuvaisen yhdestä toimittajasta. Saatetaan ajatella, että yhteistyön syventyessä menetetään samalla neuvotteluvoimaa.
Strateginen kumppanuus ei kuitenkaan tarkoita sitä, että toimittajan toimintaa lakataan seuraamasta tai markkinaa vertailemasta. Päinvastoin yhteistyön, hintojen ja toimittajan suorituskyvyn seuranta voi muuttua huomattavasti systemaattisemmaksi.
Oleellista on avoin keskustelu ja yhteistyön jatkuva seuranta. Keskittämisen ei pitäisi tarkoittaa vaihtoehdoista luopumista, vaan sitä, että toimittajaverkostoa johdetaan tietoisemmin.
Hankintojen keskittämistä ei kannata pelätä siksi, että samalla menettäisi hallinnan tunnetta. Näen asian ennemmin päinvastoin: kun hankintoja keskitetään, kokonaisuutta on usein helpompi ymmärtää, hallita ja seurata.
Jos antaisin yhden neuvon yrityksen hankintojen kehittämiseen, se olisi tämä: älä katso vain yksittäisen tuotteen hintaa. Katso, mitä hankinta kokonaisuudessaan maksaa.
Haluatko yksinkertaistaa yrityksesi hankintoja ja vähentää niiden hallintaan kuluvaa työtä? Tutustu Wulffin yritysasiakkuuden mahdollisuuksiin.